会社の経営者にとって、昔も今も人気があるのが貸し事務所・レンタルオフィスです。自社ビルや自社所有の事務所を購入するとなると膨大な経費がかかりますが、貸し事務所・レンタルオフィスの賃貸借であれば、比較的ローコストな毎月の支払いで済むうえ、会社の資産にはなりませんがすべて経費として落とすことができるからです。
また、最近では、単にスケルトンで事務所のスペースを貸すだけでなく、机や椅子といった事務所用品はもちろん、調度品や共用の会議室などといったものを備えた貸し事務所・レンタルオフィスのサービスも数多く出現してきています。こうした貸し事務所のサービスは、初度備品の調達もする必要がないため、特に、新規に会社を立ち上げようとする経営者に人気がある賃貸オフィスのタイプです。
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貸し事務所・レンタルオフィスのオフィスプランニング
貸し事務所・レンタルオフィスの入居・移転先が決定してからオフィスプランニングを行うと、レイアウトがうまくいかずにスペースに無駄が出たり、逆にスペースが足らなくなったりと様々な問題が発生します。貸し事務所・レンタルオフィスの入居・移転先の検討に入る早い段階で、プランニングを進めることが大切です。
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現行貸し事務所・レンタルオフィスの現状把握
事務所移転の場合であれば、まずは、現在入居している貸し事務所・レンタルオフィスの各スペースの面積、使用状況、稼働率、OA機器の設置状況、什器の機能や品質、書類量、照明や空調等の室内環境条件を書き出します。新規入居の場合であれば、業務内容から、これらを想定します。
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貸し事務所・レンタルオフィスの分析
現状分析の結果に基づき、貸し事務所・レンタルオフィスの改善の優先順位づけや改善の方向づけ、必要面積の決定等を行います。現在の貸し事務所・レンタルオフィスの改善のポイントが、入居・移転先選定の目安となります。その際、新オフィスのコンセプトを明確にすることが重要です。
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貸し事務所・レンタルオフィスのプランニング
貸し事務所・レンタルオフィスの候補ビルが絞り込めたら、正式な図面を取り寄せて、ゾーニングやレイアウトを行い、内装や什器についても検討します。その際、各スペースの利用方法、人員数や業務スタイルの今後の変化への対応力等、運用面についても配慮が必要です。
コミュニケーション計画
◇会議、打ち合わせ、接客、来客受付を行うためのスペース計画
◇会議室の予約システム等、運用方法の整理
IT関連計画
◇基幹システム、ネットワーク等情報系機能の見直しの有無
◇電気や空調の必要容量の算定
◇サーバールーム設置の検討
◇将来のレイアウト変更への対応
ファイリング計画
◇入居・移転時の文書破棄に関するルールづくり
◇保管文書の量、サイズ、使い方に合わせた効率的な保管庫の設置
スペーススタンダード計画
◇部門の事業特性に合わせた面積基準の作成
特殊室計画
◇執務室以外の部屋（役員室、休憩室等）の規模、内装の検討
設備計画
◇必要な設備水準の検討（ビル付帯設備、追加設備）
ゾーニング計画
◇各スペース（役員・一般執務・コミュニケーション・特殊・厚生）の配置の決定
レイアウト計画
◇ゾーニングおよびスペーススタンダード計画に基づいたオフィスレイアウトの策定
貸し事務所・レンタルオフィスの必要面積の目安
貸し事務所・レンタルオフィス探しの前提として重要なのは、言うまでもありませんが「どれくらいの広さが必要か」ということです。一般的な指標として、１人当たり事務所のスペースは10～13平方メートル程度とされています。ただし、この数値は、会社規模、レイアウト方式、固定席を持たないフリーアドレスの導入等により大きく異なってきます。
