会社の経営者にとって、昔も今も人気があるのが貸し事務所・レンタルオフィスです。自社ビルや自社所有の事務所を購入するとなると膨大な経費がかかりますが、貸し事務所・レンタルオフィスの賃貸借であれば、比較的ローコストな毎月の支払いで済むうえ、会社の資産にはなりませんがすべて経費として落とすことができるからです。
また、最近では、単にスケルトンで事務所のスペースを貸すだけでなく、机や椅子といった事務所用品はもちろん、調度品や共用の会議室などといったものを備えた貸し事務所・レンタルオフィスのサービスも数多く出現してきています。こうした貸し事務所のサービスは、初度備品の調達もする必要がないため、特に、新規に会社を立ち上げようとする経営者に人気がある賃貸オフィスのタイプです。
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貸し事務所・レンタルオフィスの目的の明確化
１
貸し事務所・レンタルオフィスの入居・移転目的の明確化
賃貸事務所やレンタルオフィスを借りるケースとしては、新たに会社を設立して事務所に新規入居する場合と、現在の事務所が手狭になったり目的があったりして事務所を転居する場合があります。いずれのケースにしても、事前に綿密な計画を立てておく必要があります。
賃貸事務所やレンタルオフィスの入居・移転計画を策定するにあたって、もっとも重要なのが、「何のために入居・移転するのか」という会社の目的を明確にすることが必要です。この目的が曖昧だと、満足できる賃貸事務所やレンタルオフィスへの入居・移転は行うことはできません。一般的には、貸し事務所・レンタルオフィスの入居・移転目的の例としては次のものがあげられます。
◇人員増◇新規拠点の開設◇分散オフィスの統合◇交通利便性の向上◇コスト削減◇企業イメージ向上◇オフィス環境の改善
２
貸し事務所・レンタルオフィスの入居・移転先の条件設定
貸し事務所・レンタルオフィスの入居・移転目的に沿って、入居・移転先の前提条件を設定します。入居・移転目的の実現のためにはどの条件を優先すべきか、順位をはっきりさせておく必要があります
貸し事務所・レンタルオフィスの条件に、どれを優先するのか順位をつけておく必要があります。
◇立地 交通利便性・周辺環境・イメージ（エリア・ブランディング）・ビジネスニーズ
◇面積 人事計画に基づいた1人当たりのスペース、その他の部屋のスペース
◇予算 イニシャルコスト・ランニングコスト
◇入居・移転時期 人員採用時期や繁忙期との調整
◇設備・管理 業務上不可欠な設備、管理体制
３
貸し事務所・レンタルオフィスの入居・移転スケジュールの作成
貸し事務所・レンタルオフィスの入居・移転スケジュールの作成にあたっては、入居・移転の準備にかかる期間と引越し時期から、解約予告提出のタイミングを計ります。現在入居中の貸し事務所・レンタルオフィスに解約予告を出す時期によって、退去の期限が決定しますので、前後のスケジュール調整を十分にしておく必要があります
貸し事務所・レンタルオフィスの解約予告は、普通借家契約の場合、通常は６ヶ月又は３ヶ月前に書面で提出する必要がありますが、念のため契約書の内容を確認しておく必要があります。
※正式な解約予告を出すと、原則として撤回できないので注意
※定期借家契約では中途解約ができないケースが多いので、契約書の詳細な確認が必要
