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貸し事務所・レンタルオフィスの移転コスト計画
貸し事務所・レンタルオフィスの候補が決まって、移転するとなるとかなりの費用がかかります。移転時に、こんなはずじゃなかったと嘆く前に、必ず事前にシミュレーションを行い、移転コスト面からの比較検討も加えて置く必要があります。
貸し事務所・レンタルオフィスの移転コストシミュレーションの注意点
- 貸し事務所・レンタルオフィスの引越し費用 実際の荷物の量、移動距離、時間帯、ビルの進入口やエレベータの状況等を査定して料金が決まるため、同じ面積の移転でも金額に差が生じる。
- 貸し事務所・レンタルオフィスの資材・文書の廃棄およびリユース・リサイクル費用
- 貸し事務所・レンタルオフィスの移転先内装工事費
- 貸し事務所・レンタルオフィスの原状回復費
- 貸し事務所・レンタルオフィスの預託金（敷金・保証金）
- 貸し事務所・レンタルオフィスの仲介手数料
- 貸し事務所・レンタルオフィスの電話・通信工事費
- 貸し事務所・レンタルオフィスのIT関連機器移設費
- 貸し事務所・レンタルオフィスのその他移転に係る諸経費
不要となった什器備品・社外秘文書の廃棄やリユース・リサイクルにも、意外とコストと工期がかかるので注意が必要。
大規模な造作費用はもちろん、簡単なパーティションの設置や、什器備品の購入についても、施工業者等から（ビルの指定業者の場合でも）見積りを取る。
ビルの指定業者が決まっている場合は、その業者から見積りと工程表を取り、内容の精査を行う必要あり。任意の場合は数社から見積りを取り比較検討する。工程については、明け渡し期日に間に合わないと予定外のコストが発生するので要注意。
契約締結日前日までに預け入れることが一般的。駐車場についても、通常、別途預託金が必要となる。退去時には、原状回復費以外にも一部償却費として差し引かれる場合がある（契約書で確認）。
現入居ビルの預託金については、返還時期が明け渡し後数ヶ月先となることもあるので、移転費用等へ充当することは考えないほうがよい。
契約締結時、仲介業者へ手数料（賃料の１ヶ月分）の支払いが必要となる。
電話回線の接続やLANの配線には、専門業者の工事が必要な場合もあるので、事前にチェックする。また、光ケーブルを必要とする場合は、ビルまで敷設されていなかったり配管スペースがなかったりすると、引込みコストに加え、使用開始まで日数がかかるので注意が必要。
一般の引越し業者が取り扱わない大型コンピュータやサーバーの移設等は、特別な対応が必要となるので、事前に確認しておく。
移転挨拶状の印刷、発送費、会社案内・業務案内・名刺・社用封筒等の作りかえや印刷費もリストアップする。
貸し事務所・レンタルオフィスの候補ビルの比較検討
貸し事務所・レンタルオフィスの現地調査を行うと、いくつか候補が上がってくるはずです。その中から貸し事務所・レンタルオフィスの候補先を絞ったら、次に、項目ごとに具体的な物件データを用いて貸し事務所・レンタルオフィスの比較検討をします。オフィスは知的生産活動の場なので、その環境が仕事の質まで大きく左右します。貸し事務所・レンタルオフィスの移転目的をコスト削減とした場合でも、オフィス内外の環境面にも十分に留意してビルの選定を行う必要があります。
貸し事務所・レンタルオフィスの比較時の必須チェックポイント
貸し事務所・レンタルオフィスを比較検討するに当たっては、コスト、グレード・規模、建物の権利関係それぞれについて、項目ごとに比較検討する必要があります。
貸し事務所・レンタルオフィスにかかるコスト
●賃料
●預託金（敷金・保証金）
※6ヶ月～12ヵ月分が一般的だが、貸主や物件の規模等によって幅がある
※契約更新時に賃料の増額・減額があると、過不足分を調整する場合がある
●共益費 共用部分の保守管理費用
※貸室部分の空調光熱費、水道費、清掃費等が共益費に含まれるのか、別途請求される費用かを確認。これらはビルによって計算方法や基本料金が異なり、単純に契約面積に比例して増減するとは限らない。その他にかかる費用の有無もチェックする
●その他 駐車場料金、看板代等
貸し事務所・レンタルオフィスのグレード・規模
●外観イメージ ●築年数 ●フロア面積
設備・機能 ●部屋の形状 ●天井高 ●IT対応 ※現在必要、または将来的に必要となるLAN環境に対応可能か
●床仕様 ●耐震性能 ※新耐震基準適合か、もしくは耐震改修の有無を確認
立地・環境 ●利用交通機関の通勤コスト ●近隣の利便施設の有無（金融機関・飲食店等）
●女性社員が残業した場合等の安全性
貸し事務所・レンタルオフィスの建物の権利関係
●建物登記情報の確認
●証券化されたビルの場合、スキーム図等を確認
貸し事務所・レンタルオフィスのビル情報の収集
貸し事務所・レンタルオフィスの物件情報は、インターネットやチラシ等の情報媒体で大まかな目安を把握してから、オフィス仲介を行っている専門業者から入手する方法が一般的です。特に、貸し事務所・レンタルオフィスの仲介業者から入手する場合、情報の範囲が広く、より客観的な立場からアドバイスを得ることができます。情報収集の際には、ビルパンフレット、賃貸条件表、地図等の資料を揃えるようにします。資料上の検討を行ったら、現地に出向き、実際にそこで働くことをイメージしながら、周辺の環境をチェックすることが大切です。
貸し事務所・レンタルオフィスの現地調査のチェックリスト
貸し事務所・レンタルオフィスの現地調査に当たっては、交通・周辺環境などの立地面、共用部分・設備などのビルの状況面、部屋の形状・管理などの室内面からの貸し事務所・レンタルオフィスのチェックが必要です。
貸し事務所・レンタルオフィスの立地
◇貸し事務所・レンタルオフィスの交通
最寄駅からの所要時間
通勤に使う交通機関とダイヤ、混雑状況
取引先や他拠点への交通アクセス
◇貸し事務所・レンタルオフィスの周辺環境
銀行・郵便局・役所等の所在地、所要時間
飲食店・コンビニ等商業施設の有無
周辺の車道や歩道の混雑状況
周辺および最寄駅前の様子、イメージ
貸し事務所・レンタルオフィスのビル
◇貸し事務所・レンタルオフィスの共用部分その他
建物外観のイメージ、グレード
エントランスの広さ、イメージ
共用部の管理・清掃状態
トイレ（洗浄便座の有無）の使いやすさ、清潔さ
給湯室の使いやすさ、清潔さ
エレベータの数と位置
他のテナント入居状況
喫煙者対応（共用喫煙ルーム等）の有無
耐震対応の確認
◇貸し事務所・レンタルオフィスの設備
電気、ガス、水道
コンセントの位置と数、コンセント容量
電話回線数、光ケーブルの引込対応の有無
OAフロア対応の有無（電話・通信線の室内配線方法）
空調設備のタイプ、使用時間
貸室内セキリュティシステムの有無
駐車場の有無（機械式or平面、収容台数・サイズ）
貸会議室の有無
貸し事務所・レンタルオフィスの室内
◇貸し事務所・レンタルオフィスの部屋の形状
室内柱の有無
天井の高さ
床荷重（標準、およびヘビーデューティーゾーン）
窓の高さ、広さ、開閉の有無
採光および遮光、眺望
騒音の有無
◇貸し事務所・レンタルオフィスの管理
管理会社はどこか
管理人は常駐か、無人か
警備システムの内容
避難経路
ビルの入退館時間 （正面入口の開閉時間、時間外の入退館方法、休館日）
