02貸し事務所の計画の最近のブログ記事
貸し事務所・レンタルオフィスの入居・移転先が決定してからオフィスプランニングを行うと、レイアウトがうまくいかずにスペースに無駄が出たり、逆にスペースが足らなくなったりと様々な問題が発生します。貸し事務所・レンタルオフィスの入居・移転先の検討に入る早い段階で、プランニングを進めることが大切です。
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現行貸し事務所・レンタルオフィスの現状把握
事務所移転の場合であれば、まずは、現在入居している貸し事務所・レンタルオフィスの各スペースの面積、使用状況、稼働率、OA機器の設置状況、什器の機能や品質、書類量、照明や空調等の室内環境条件を書き出します。新規入居の場合であれば、業務内容から、これらを想定します。
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貸し事務所・レンタルオフィスの分析
現状分析の結果に基づき、貸し事務所・レンタルオフィスの改善の優先順位づけや改善の方向づけ、必要面積の決定等を行います。現在の貸し事務所・レンタルオフィスの改善のポイントが、入居・移転先選定の目安となります。その際、新オフィスのコンセプトを明確にすることが重要です。
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貸し事務所・レンタルオフィスのプランニング
貸し事務所・レンタルオフィスの候補ビルが絞り込めたら、正式な図面を取り寄せて、ゾーニングやレイアウトを行い、内装や什器についても検討します。その際、各スペースの利用方法、人員数や業務スタイルの今後の変化への対応力等、運用面についても配慮が必要です。
コミュニケーション計画
◇会議、打ち合わせ、接客、来客受付を行うためのスペース計画
◇会議室の予約システム等、運用方法の整理
IT関連計画
◇基幹システム、ネットワーク等情報系機能の見直しの有無
◇電気や空調の必要容量の算定
◇サーバールーム設置の検討
◇将来のレイアウト変更への対応
ファイリング計画
◇入居・移転時の文書破棄に関するルールづくり
◇保管文書の量、サイズ、使い方に合わせた効率的な保管庫の設置
スペーススタンダード計画
◇部門の事業特性に合わせた面積基準の作成
特殊室計画
◇執務室以外の部屋（役員室、休憩室等）の規模、内装の検討
設備計画
◇必要な設備水準の検討（ビル付帯設備、追加設備）
ゾーニング計画
◇各スペース（役員・一般執務・コミュニケーション・特殊・厚生）の配置の決定
レイアウト計画
◇ゾーニングおよびスペーススタンダード計画に基づいたオフィスレイアウトの策定
貸し事務所・レンタルオフィスの必要面積の目安
貸し事務所・レンタルオフィス探しの前提として重要なのは、言うまでもありませんが「どれくらいの広さが必要か」ということです。一般的な指標として、１人当たり事務所のスペースは10～13平方メートル程度とされています。ただし、この数値は、会社規模、レイアウト方式、固定席を持たないフリーアドレスの導入等により大きく異なってきます。
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貸し事務所・レンタルオフィスの入居・移転目的の明確化
賃貸事務所やレンタルオフィスを借りるケースとしては、新たに会社を設立して事務所に新規入居する場合と、現在の事務所が手狭になったり目的があったりして事務所を転居する場合があります。いずれのケースにしても、事前に綿密な計画を立てておく必要があります。
賃貸事務所やレンタルオフィスの入居・移転計画を策定するにあたって、もっとも重要なのが、「何のために入居・移転するのか」という会社の目的を明確にすることが必要です。この目的が曖昧だと、満足できる賃貸事務所やレンタルオフィスへの入居・移転は行うことはできません。一般的には、貸し事務所・レンタルオフィスの入居・移転目的の例としては次のものがあげられます。
◇人員増◇新規拠点の開設◇分散オフィスの統合◇交通利便性の向上◇コスト削減◇企業イメージ向上◇オフィス環境の改善
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貸し事務所・レンタルオフィスの入居・移転先の条件設定
貸し事務所・レンタルオフィスの入居・移転目的に沿って、入居・移転先の前提条件を設定します。入居・移転目的の実現のためにはどの条件を優先すべきか、順位をはっきりさせておく必要があります
貸し事務所・レンタルオフィスの条件に、どれを優先するのか順位をつけておく必要があります。
◇立地 交通利便性・周辺環境・イメージ（エリア・ブランディング）・ビジネスニーズ
◇面積 人事計画に基づいた1人当たりのスペース、その他の部屋のスペース
◇予算 イニシャルコスト・ランニングコスト
◇入居・移転時期 人員採用時期や繁忙期との調整
◇設備・管理 業務上不可欠な設備、管理体制
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貸し事務所・レンタルオフィスの入居・移転スケジュールの作成
貸し事務所・レンタルオフィスの入居・移転スケジュールの作成にあたっては、入居・移転の準備にかかる期間と引越し時期から、解約予告提出のタイミングを計ります。現在入居中の貸し事務所・レンタルオフィスに解約予告を出す時期によって、退去の期限が決定しますので、前後のスケジュール調整を十分にしておく必要があります
貸し事務所・レンタルオフィスの解約予告は、普通借家契約の場合、通常は６ヶ月又は３ヶ月前に書面で提出する必要がありますが、念のため契約書の内容を確認しておく必要があります。
※正式な解約予告を出すと、原則として撤回できないので注意
※定期借家契約では中途解約ができないケースが多いので、契約書の詳細な確認が必要
