賃貸の貸し事務所レンタルオフィス探し全国情報センター

　貸し事務所・レンタルオフィスとは、オーナーと賃貸借契約を締結してビルなどに事務所スペースを借りたオフィスのことです。会社を立ち上げた場合などには、事務所が必要になってきますが、経営基盤の弱い設立当初の時期にオフィススペースを購入してしまうことは、会社経営上のリスクが大きすぎます。このため、ほとんどの新規設立の会社は貸し事務所・レンタルオフィスを賃貸で借りているという状況にあります。

　また、既存の会社であっても、社員が増えて現在の事務所が手狭になった、取引先が増えたので交通の便が良いところに事務所を移転したい、ブランドイメージを高めるために名前の通った地区に事務所を移転したいなどといった様々な理由で、新たに貸し事務所・レンタルオフィスを求め、移転している会社もたくさんあります。最近では、こうした会社をターゲットにして、事務所移転のプランニングから当日の引越し作業までトータルで請け負う会社も出現してきています。

　貸し事務所・レンタルオフィスは、交通至便で人が行きかう立地のよいところが、当然のことながら賃貸料も高くなります。しかし、景気の動向によっては、そのような貸し事務所・レンタルオフィスの賃貸料も安くなっていくなど、賃貸料は決して固定されているものではありません。ただ、東京などの首都圏における貸し事務所・レンタルオフィスは常に人気が高いため、賃貸料が高止まりしているといったケースもあります。

　いずれにしても、自社ビルを持たない中小企業を中心に貸し事務所・レンタルオフィスには人気があり、不動産業者の中でも、こうした貸し事務所・レンタルオフィスだけを取扱って斡旋している専門業者がたくさんあります。

　新たに貸し事務所・レンタルオフィスの賃貸借契約が無事終わると、いよいよ転居に伴う引越しの作業となりますが、その手順は概ね次のとおりとなります。

貸し事務所・レンタルオフィスの引越会社の選定

　貸し事務所・レンタルオフィスの移転先が決定した段階で、事務所の引越業者の選定を開始します。繁忙期など車の手配が込み合う可能性もありますので、お早めに引越業者に見積もりを取り、業者選定をすることをお勧めします。

貸し事務所・レンタルオフィスの移転スケジュールの作成

　貸し事務所・レンタルオフィスの引越会社が決まり次第、オフィス移転日の決定から、作業の詳細まで効率的なスケジュールを引越業者と打ち合わせの上決定します。移転日が決まりましたら、新オフィスへの事前連絡も必要です。

貸し事務所・レンタルオフィスのレイアウトの確定

　移転先の貸し事務所・レンタルオフィスのの詳細レイアウトを決めます。自社だけでは、なかなか効率的なレイアウトを決めかねる時がありますが、そのような時には効率的な配置などを専門のオフィスデザイン会社と打ち合わせの上決定し、引越会社に依頼をします。

貸し事務所・レンタルオフィスの荷造り・荷解き

　貸し事務所・レンタルオフィスの引越会社との契約によっては、荷造り・荷解きを一括して受けてくれる会社もあります。契約内容を確認の上、作業分担を確認します。

貸し事務所・レンタルオフィスへ荷物の搬出入

　貸し事務所・レンタルオフィスの引越しについては、基本的には、建物が傷つかない様に引越会社が養生をしてくれます。エレベータの使用制限や搬入口制限などもありますので、引越会社に折衝を依頼しない場合は、搬入ルートなど事前に新オフィス側と相談をしておく必要があります。

貸し事務所・レンタルオフィスの引越し専用資材の撤去

　貸し事務所・レンタルオフィスの養生材や、梱包資材など荷解き後、撤去が必要になります。こちらも引越業者と段取りを確認しておく必要があります。

新貸し事務所・レンタルオフィスのサービス開始

　貸し事務所・レンタルオフィスで予定通りに仕事が開始できるように、電気・電話工事、インターネット工事などとあわせて前日に準備を完了させておく事をオススメします。

　このように会社の移転には、実に多くの業務が発生します。それぞれのプロセスごとに依頼する業者も多岐にわたり、コストの妥当性の判断にも専門知識を要します。こうしたことから、現在では、貸し事務所・レンタルオフィスの移転に伴うオフィスプランニングから引越し、オフィス移転後のアフターケアまで、諸業務のコントロールを一貫して代行するサービスを提供している会社もあります。

　また、そのような会社の中には、貸し事務所・レンタルオフィスに家具や器機の搬入、移設を行ってもらえる、移転後は各機器を繋げばすぐに業務に移れます。OA器機などの精密機器の運搬も、丁寧に梱包したうえ行うので破損などの危険性はありません。また、不用になったオフィス家具の引き取りや、旧オフィスの原状回復工事もあわせて行ってもらえます。

　貸し事務所・レンタルオフィスの賃貸借契約の締結については、概ね次の手順で進むことになります。

貸し事務所・レンタルオフィスの入居申込書の提出

　企業情報（社名、住所、代表者名、業務内容、資本金、取引銀行等）と希望条件を、貸主に申し入れる書面に、会社案内等を添えて提出します。貸し事務所・レンタルオフィスの貸主はこれに基づいてテナントの信用調査を行います。

貸し事務所・レンタルオフィスの重要事項の説明

　オーナーの承諾が出れば、貸し事務所・レンタルオフィスの賃貸借契約が成立するまでに、仲介業者等の宅地建物取引主任者から、重要事項（建物・設備・契約の内容、契約期間と更新・解除、法令による制限等）について記載された書面（重要事項説明書）の交付による説明を受けます。

貸し事務所・レンタルオフィスの預託金の支払

　貸し事務所・レンタルオフィスの契約締結日前日までに、預託金（敷金・保証金）を預け入れます。ただし、貸し事務所・レンタルオフィスの契約締結から入居までの期間が長い場合は、契約時に預託金の一部を預け入れる場合もあります。

貸し事務所・レンタルオフィスの賃貸借契約書に押印

　貸し事務所・レンタルオフィスの重要事項の説明を受けた後、契約の締結を行います。契約時には、会社の印鑑証明書、会社の登記簿謄本、保証人の住民票、印鑑証明書等の書類の一部又は全部の提出が必要になりますので、早めに揃えておきます。貸し事務所・レンタルオフィスの賃貸借契約は、従来通りの借家契約（普通借家契約）と、定期借家契約に大別されます。押印するまでに契約書のすべての条項を慎重にチェックし、少しでも疑問があれば仲介業者等に相談し、納得のいくまで調整しましょう。

現行貸し事務所・レンタルオフィスの入居ビル解約の手続き

　移転先の目処が立ったら、現行の貸し事務所・レンタルオフィスの入居ビルを退去する準備に入ります。現在締結している賃貸借契約書を再度確認し、契約書に基づいて貸主に解約予告を提出しなければなりません。即時解約をする場合は、解約予告期間に相当する賃料等を支払う必要があるので、スケジュールの調整は慎重に行いましょう。

貸し事務所・レンタルオフィスの賃貸借契約書のチェックリスト

• 貸し事務所・レンタルオフィスの契約面積
●どこまでが契約面積かを確認 　※専用部分のみか、共用部分を含むか 　※契約面積の単位は「坪」か「m2」か （賃料の総額が微妙に変わってくるので注意）
• 貸し事務所・レンタルオフィスの賃貸料

●通常、振込手数料は借主負担
●入退去月の賃料・共益費は、日割り計算によることが多いが、1ヵ月分を全額支払う内容になっている場合もあるので、確認が必要。
●賃料が周辺相場と著しく釣り合わなくなったとき等は、契約期間内でも協議のうえ改定される場合がある。

• 貸し事務所・レンタルオフィスの預託金（敷金・保証金）

●預託金の返還額、および返還時期の確認（契約書によって異なる）
●償却費がある場合、入居年数や地域により、償却率が違うことがあるのでチェックが必要。

• 貸し事務所・レンタルオフィスの原状回復

●退去時、原則として貸室内を原状に復して返還する。
●工事の範囲や期間と期限等を確認する。
●通常、オーナー指定の工事業者に発注するように定められている。

• 貸し事務所・レンタルオフィスの解約予告期間

●まずは、中途解約に関する特約条項が記載されているかをチェックする。※違約金が発生する場合がある。
●通常、6ヵ月または3ヵ月前までに書面で通知する。
●即時解約の場合は、予告期間に相当する賃料等を支払わなければならないのが一般的。
●普通借家契約の賃貸借期間満了時には、契約書で定めた通知期間内に契約を存続するか否かを書面により意思表示しないと、同一条件で同一期間の自動更新となる旨、契約書に定められているのが一般的。

貸し事務所・レンタルオフィスの移転コスト計画

　貸し事務所・レンタルオフィスの候補が決まって、移転するとなるとかなりの費用がかかります。移転時に、こんなはずじゃなかったと嘆く前に、必ず事前にシミュレーションを行い、移転コスト面からの比較検討も加えて置く必要があります。

貸し事務所・レンタルオフィスの移転コストシミュレーションの注意点

• 貸し事務所・レンタルオフィスの引越し費用
　実際の荷物の量、移動距離、時間帯、ビルの進入口やエレベータの状況等を査定して料金が決まるため、同じ面積の移転でも金額に差が生じる。
• 貸し事務所・レンタルオフィスの資材・文書の廃棄およびリユース・リサイクル費用

　不要となった什器備品・社外秘文書の廃棄やリユース・リサイクルにも、意外とコストと工期がかかるので注意が必要。
• 貸し事務所・レンタルオフィスの移転先内装工事費

　大規模な造作費用はもちろん、簡単なパーティションの設置や、什器備品の購入についても、施工業者等から（ビルの指定業者の場合でも）見積りを取る。
• 貸し事務所・レンタルオフィスの原状回復費

　ビルの指定業者が決まっている場合は、その業者から見積りと工程表を取り、内容の精査を行う必要あり。任意の場合は数社から見積りを取り比較検討する。工程については、明け渡し期日に間に合わないと予定外のコストが発生するので要注意。
• 貸し事務所・レンタルオフィスの預託金（敷金・保証金）

　契約締結日前日までに預け入れることが一般的。駐車場についても、通常、別途預託金が必要となる。退去時には、原状回復費以外にも一部償却費として差し引かれる場合がある（契約書で確認）。
　現入居ビルの預託金については、返還時期が明け渡し後数ヶ月先となることもあるので、移転費用等へ充当することは考えないほうがよい。
• 貸し事務所・レンタルオフィスの仲介手数料

　契約締結時、仲介業者へ手数料（賃料の１ヶ月分）の支払いが必要となる。
• 貸し事務所・レンタルオフィスの電話・通信工事費

　電話回線の接続やLANの配線には、専門業者の工事が必要な場合もあるので、事前にチェックする。また、光ケーブルを必要とする場合は、ビルまで敷設されていなかったり配管スペースがなかったりすると、引込みコストに加え、使用開始まで日数がかかるので注意が必要。
• 貸し事務所・レンタルオフィスのIT関連機器移設費

　一般の引越し業者が取り扱わない大型コンピュータやサーバーの移設等は、特別な対応が必要となるので、事前に確認しておく。
• 貸し事務所・レンタルオフィスのその他移転に係る諸経費

貸し事務所・レンタルオフィスの候補ビルの比較検討

　貸し事務所・レンタルオフィスの現地調査を行うと、いくつか候補が上がってくるはずです。その中から貸し事務所・レンタルオフィスの候補先を絞ったら、次に、項目ごとに具体的な物件データを用いて貸し事務所・レンタルオフィスの比較検討をします。オフィスは知的生産活動の場なので、その環境が仕事の質まで大きく左右します。貸し事務所・レンタルオフィスの移転目的をコスト削減とした場合でも、オフィス内外の環境面にも十分に留意してビルの選定を行う必要があります。

貸し事務所・レンタルオフィスの比較時の必須チェックポイント

　貸し事務所・レンタルオフィスを比較検討するに当たっては、コスト、グレード・規模、建物の権利関係それぞれについて、項目ごとに比較検討する必要があります。

貸し事務所・レンタルオフィスにかかるコスト

●賃料
●預託金（敷金・保証金）
※6ヶ月～12ヵ月分が一般的だが、貸主や物件の規模等によって幅がある
※契約更新時に賃料の増額・減額があると、過不足分を調整する場合がある
●共益費　共用部分の保守管理費用
※貸室部分の空調光熱費、水道費、清掃費等が共益費に含まれるのか、別途請求される費用かを確認。これらはビルによって計算方法や基本料金が異なり、単純に契約面積に比例して増減するとは限らない。その他にかかる費用の有無もチェックする
●その他　駐車場料金、看板代等

貸し事務所・レンタルオフィスのグレード・規模

●外観イメージ　●築年数　●フロア面積
設備・機能 ●部屋の形状　●天井高　●IT対応　 ※現在必要、または将来的に必要となるLAN環境に対応可能か
●床仕様　●耐震性能　※新耐震基準適合か、もしくは耐震改修の有無を確認
立地・環境 ●利用交通機関の通勤コスト　●近隣の利便施設の有無（金融機関・飲食店等）
●女性社員が残業した場合等の安全性

貸し事務所・レンタルオフィスの建物の権利関係

●建物登記情報の確認
●証券化されたビルの場合、スキーム図等を確認

貸し事務所・レンタルオフィスのビル情報の収集

　貸し事務所・レンタルオフィスの物件情報は、インターネットやチラシ等の情報媒体で大まかな目安を把握してから、オフィス仲介を行っている専門業者から入手する方法が一般的です。特に、貸し事務所・レンタルオフィスの仲介業者から入手する場合、情報の範囲が広く、より客観的な立場からアドバイスを得ることができます。情報収集の際には、ビルパンフレット、賃貸条件表、地図等の資料を揃えるようにします。資料上の検討を行ったら、現地に出向き、実際にそこで働くことをイメージしながら、周辺の環境をチェックすることが大切です。

貸し事務所・レンタルオフィスの現地調査のチェックリスト

　貸し事務所・レンタルオフィスの現地調査に当たっては、交通・周辺環境などの立地面、共用部分・設備などのビルの状況面、部屋の形状・管理などの室内面からの貸し事務所・レンタルオフィスのチェックが必要です。

貸し事務所・レンタルオフィスの立地

◇貸し事務所・レンタルオフィスの交通
最寄駅からの所要時間
通勤に使う交通機関とダイヤ、混雑状況
取引先や他拠点への交通アクセス

◇貸し事務所・レンタルオフィスの周辺環境
銀行・郵便局・役所等の所在地、所要時間
飲食店・コンビニ等商業施設の有無
周辺の車道や歩道の混雑状況
周辺および最寄駅前の様子、イメージ

貸し事務所・レンタルオフィスのビル

◇貸し事務所・レンタルオフィスの共用部分その他
建物外観のイメージ、グレード
エントランスの広さ、イメージ
共用部の管理・清掃状態
トイレ（洗浄便座の有無）の使いやすさ、清潔さ
給湯室の使いやすさ、清潔さ
エレベータの数と位置
他のテナント入居状況
喫煙者対応（共用喫煙ルーム等）の有無
耐震対応の確認

◇貸し事務所・レンタルオフィスの設備
電気、ガス、水道
コンセントの位置と数、コンセント容量
電話回線数、光ケーブルの引込対応の有無
OAフロア対応の有無（電話・通信線の室内配線方法）
空調設備のタイプ、使用時間
貸室内セキリュティシステムの有無
駐車場の有無（機械式or平面、収容台数・サイズ）
貸会議室の有無

貸し事務所・レンタルオフィスの室内

◇貸し事務所・レンタルオフィスの部屋の形状
室内柱の有無
天井の高さ
床荷重（標準、およびヘビーデューティーゾーン）
窓の高さ、広さ、開閉の有無
採光および遮光、眺望
騒音の有無

◇貸し事務所・レンタルオフィスの管理
管理会社はどこか
管理人は常駐か、無人か
警備システムの内容
避難経路
ビルの入退館時間 （正面入口の開閉時間、時間外の入退館方法、休館日）

　貸し事務所・レンタルオフィスの入居・移転先が決定してからオフィスプランニングを行うと、レイアウトがうまくいかずにスペースに無駄が出たり、逆にスペースが足らなくなったりと様々な問題が発生します。貸し事務所・レンタルオフィスの入居・移転先の検討に入る早い段階で、プランニングを進めることが大切です。

１　

現行貸し事務所・レンタルオフィスの現状把握

　事務所移転の場合であれば、まずは、現在入居している貸し事務所・レンタルオフィスの各スペースの面積、使用状況、稼働率、OA機器の設置状況、什器の機能や品質、書類量、照明や空調等の室内環境条件を書き出します。新規入居の場合であれば、業務内容から、これらを想定します。

２　

貸し事務所・レンタルオフィスの分析

　現状分析の結果に基づき、貸し事務所・レンタルオフィスの改善の優先順位づけや改善の方向づけ、必要面積の決定等を行います。現在の貸し事務所・レンタルオフィスの改善のポイントが、入居・移転先選定の目安となります。その際、新オフィスのコンセプトを明確にすることが重要です。

３　

貸し事務所・レンタルオフィスのプランニング

　貸し事務所・レンタルオフィスの候補ビルが絞り込めたら、正式な図面を取り寄せて、ゾーニングやレイアウトを行い、内装や什器についても検討します。その際、各スペースの利用方法、人員数や業務スタイルの今後の変化への対応力等、運用面についても配慮が必要です。

コミュニケーション計画
◇会議、打ち合わせ、接客、来客受付を行うためのスペース計画
◇会議室の予約システム等、運用方法の整理

IT関連計画
◇基幹システム、ネットワーク等情報系機能の見直しの有無
◇電気や空調の必要容量の算定
◇サーバールーム設置の検討
◇将来のレイアウト変更への対応

ファイリング計画
◇入居・移転時の文書破棄に関するルールづくり
◇保管文書の量、サイズ、使い方に合わせた効率的な保管庫の設置

スペーススタンダード計画
◇部門の事業特性に合わせた面積基準の作成

特殊室計画
◇執務室以外の部屋（役員室、休憩室等）の規模、内装の検討

設備計画
◇必要な設備水準の検討（ビル付帯設備、追加設備）

ゾーニング計画
◇各スペース（役員・一般執務・コミュニケーション・特殊・厚生）の配置の決定

レイアウト計画
◇ゾーニングおよびスペーススタンダード計画に基づいたオフィスレイアウトの策定

貸し事務所・レンタルオフィスの必要面積の目安

　貸し事務所・レンタルオフィス探しの前提として重要なのは、言うまでもありませんが「どれくらいの広さが必要か」ということです。一般的な指標として、１人当たり事務所のスペースは10～13平方メートル程度とされています。ただし、この数値は、会社規模、レイアウト方式、固定席を持たないフリーアドレスの導入等により大きく異なってきます。

１　

貸し事務所・レンタルオフィスの入居・移転目的の明確化

　賃貸事務所やレンタルオフィスを借りるケースとしては、新たに会社を設立して事務所に新規入居する場合と、現在の事務所が手狭になったり目的があったりして事務所を転居する場合があります。いずれのケースにしても、事前に綿密な計画を立てておく必要があります。

　賃貸事務所やレンタルオフィスの入居・移転計画を策定するにあたって、もっとも重要なのが、「何のために入居・移転するのか」という会社の目的を明確にすることが必要です。この目的が曖昧だと、満足できる賃貸事務所やレンタルオフィスへの入居・移転は行うことはできません。一般的には、貸し事務所・レンタルオフィスの入居・移転目的の例としては次のものがあげられます。

◇人員増◇新規拠点の開設◇分散オフィスの統合◇交通利便性の向上◇コスト削減◇企業イメージ向上◇オフィス環境の改善

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貸し事務所・レンタルオフィスの入居・移転先の条件設定

　貸し事務所・レンタルオフィスの入居・移転目的に沿って、入居・移転先の前提条件を設定します。入居・移転目的の実現のためにはどの条件を優先すべきか、順位をはっきりさせておく必要があります

　貸し事務所・レンタルオフィスの条件に、どれを優先するのか順位をつけておく必要があります。

◇立地　交通利便性・周辺環境・イメージ（エリア・ブランディング）・ビジネスニーズ
◇面積　人事計画に基づいた1人当たりのスペース、その他の部屋のスペース
◇予算　イニシャルコスト・ランニングコスト
◇入居・移転時期　人員採用時期や繁忙期との調整
◇設備・管理　業務上不可欠な設備、管理体制

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貸し事務所・レンタルオフィスの入居・移転スケジュールの作成

　貸し事務所・レンタルオフィスの入居・移転スケジュールの作成にあたっては、入居・移転の準備にかかる期間と引越し時期から、解約予告提出のタイミングを計ります。現在入居中の貸し事務所・レンタルオフィスに解約予告を出す時期によって、退去の期限が決定しますので、前後のスケジュール調整を十分にしておく必要があります

　貸し事務所・レンタルオフィスの解約予告は、普通借家契約の場合、通常は６ヶ月又は３ヶ月前に書面で提出する必要がありますが、念のため契約書の内容を確認しておく必要があります。

※正式な解約予告を出すと、原則として撤回できないので注意
※定期借家契約では中途解約ができないケースが多いので、契約書の詳細な確認が必要

　バーチャルオフィスとは、現実に賃貸事務所やレンタルオフィスなどを借りることなくビジネスができる新しいオフィススタイルです。バーチャルオフィスには、ビジネスや法人登記に必要となる住所・電話・FAXなどの基本サービスを取り揃えており、住所地に赴くことなく電話の応対や郵便物の収集、FAXの送受信ができるのが大きな特徴です。つまり、例えば、地方の田舎に住んだまま、銀座や青山、原宿、表参道といった場所に会社を持って活動ができるということです。

　バーチャルオフィスの利用方法は、様々ですが、主に次のような利用の仕方があります。

バーチャルオフィスをビジネスの住所とする

　現在は、個人のビジネスでもネットで商売することが多くなってきています。しかし、特定商取引に関する法律の規定により、販売者や取引形態を明らかにする必要があります。当然のことながら、個人などの自営業やＳＯＨＯであれば、自宅の住所や電話番号を公開しなければなりません。しかし、ホームページなどに公に個人情報を公開するのは気が引ける場合もあり、バーチャルオフィスの住所や電話を使うことにより、プライバシーやリスクを回避しつつビジネスを行うことができるようになります。

バーチャルオフィスを活動拠点にする

　バーチャルオフィスは、何といってもコストを削減できることが大きな魅力です。通常、賃貸事務所やレンタルオフィスなどを借りることを思えば、その10分の1程度のコストで会社を設立する事ができます。一人で企業している場合などは、バーチャルオフィスで十分足りる場合もあります。また、会社が儲かって、人を雇う必要が出てくれば、その時に賃貸事務所やレンタルオフィスに移ればよいので、何かと経費がかかり経営体質の弱い会社設立当初のリスクを最小限に抑えることができます。

　通常の賃貸事務所とは異なり、貸し事務所やレンタルオフィスの中には、オフィスサービス全般を含めた貸し事務所を提供する会社があります。即ち、場所、契約期間、利用人数など、要望に応じたタイプのレンタルオフィスが利用できるというものです。また、レンタルオフィスのサービス月額利用料金には、オフィス家具、多機能電話、Ａ/Ｃ電源、インターネット・ＬＡＮ、人件費、共有スペース、オフィス機器、ハンガー・絵画が含まれます。こうした貸し事務所やレンタルオフィスには、いくつかの種類があります。

常駐型レンタルオフィス

　要望が、1名向けのコーナーオフィスであっても、5名向けの支店用オフィスであっても、私達の日本の拠点において、魅力的かつプロフェッショナルで、全てのビジネスニーズに対応できる設備環境が整った仕事場を選ぶことができます。生産性を最大化し、月々の費用を最低限に抑えることが可能です。

支店型レンタルオフィス

　取引先や提携業者と同じ地域に支店を開設することで、ビジネスを円滑化することができます。このオフィスでは、標準規格に従ったITインフラストラクチャによって本社とシームレスに接続することができます。

ブース型レンタルオフィス

　ワークステーションごとに壁で仕切り、最新機器と人間工学に基づいた家具を完備したブース型のオフィスです。個人用の作業スペースが必要な場合の、費用効率の高いソリューションです。

プロジェクト用レンタルオフィス

　プロジェクト用オフィスは、進捗状況に応じて拡張・縮小でき、プロジェクトを予定どおり効果的に進めることができます。会議室やテレビ会議の設備も利用できます。

起業用レンタルオフィス

　レンタルオフィスの中には、秘書代行サービスやITサポートを利用できるところもあるため、運営経費を削減しながらも事業の育成に集中することができます。

チーム用レンタルオフィス

　チーム間で簡単に情報を共有できるように、1つのオフィスを希望のレイアウトに設営することができます。1つの部署や5人以上のチームに適しています。